Med et årshjul kan du vise menighedsrådet, hvad du bruger din tid på og hvornår

– Det er vigtigt, at du laver årshjulet så enkelt som muligt. Årshjulet handler om dine tilbagevendende opgaver i løbet af et år. Det kan for eksempel være opgaver som servicering af maskiner i vintermånederne, udplantning af blomster i foråret og grandækning om efteråret, forklarer tillidsrepræsentant Søren Nielsen fra Frederiksborgkredsen. Han er tillidsrepræsentant for cirka 50 gravere i 6 provstier i Helsingør Stift.

– Hvis du synes, kan du tilføje flere årshjul for nogle specifikke opgaver hen over året. Det vigtigste er, at du ikke laver et årshjul med en masse detaljer, for så mister du overblikket. Og så kan det heller ikke bruges til at kommunikere med menighedsrådet.

Enkel og overskuelig
Søren Nielsen udarbejder selv et årshjul. Han møder ofte kolleger, som mener, at de har godt styr på deres opgaver, men ikke møder forståelse for det, de laver.

– Så sidder de måske med en masse papirer til et møde, hvor de skal forklare menighedsrådet om deres arbejde, men det bliver nemt uoverskueligt for alle, forklarer Søren Nielsen.

– Hvis de har et årshjul med til mødet, har de mulighed for visuelt at vise det, de vil fortælle. For eksempel: Vi har svært ved at nå ekstra opgaver i august, fordi vi har travlt med at klippe hæk samt udføre det, som har ligget stille i sommerferien. Så kan vi lægge disse ekstra opgaver i januar eller februar i stedet, hvor der er lidt mindre travlt?

– Det er ikke alle menighedsråd, der har en viden om gravernes arbejde, og hvor lang tid de enkelte arbejdsopgaver tager. Det kan betyde, at der lægges flere opgaver i travle perioder, som lige så godt kunne lægges i mindre travle perioder. Der skiftes også ud, når der er valg til menighedsråd, og så kommer der måske nye og uerfarne menighedsrådsmedlemmer. Med et årshjul hjælper du både dig selv og din arbejdsgiver.

Sådan kommer du i gang med et årshjul
Søren Nielsen har nogle gode råd til, hvordan du kommer i gang med et årshjul. Du kan lave en skabelon selv eller købe et program på nettet, men så koster det jo penge, og det skal opdateres. Du kan også få Sørens skabelon. 

1. Afsæt tid til at lave dit årshjul
2. Start med at få et overblik over dine opgaver og tidsforbrug, og skriv det ned på papir.
3. Del opgaverne ind i hovedgrupper
4. Læg så opgaverne ind i årshjulet
5. Pas på med at få for meget ind og være for detaljeret
6. Hvis du har behov for det, så skriv korte tekster i små bokse ved siden af årshjulet, f.eks. desuden laver jeg renholdelse
7. Print årshjulet ud og hæng det eventuelt op, hvis du har mulighed for det.

– Første gang, du skal lave et årshjul, tager det lidt tid at udfylde. Næste år – og det behøver ikke være et kalenderår – vil en del af opgaverne gå igen, og så er det hurtigere at få det opdateret, siger Søren Nielsen.

– Jeg har et kursus i januar, hvor jeg underviser i at lave årshjul, og den måned er netop valgt, fordi vi ofte har lidt mindre at lave der. Og hvis du afsætter tid i din kalender til at lave årshjulet, er det nemmere for dig at få det gjort.

– Vi har det jo forskelligt med at sætte ting ind i skemaer. Men jeg synes, det er en stor hjælp i hverdagen og ikke mindst i kommunikationen. Jeg har mit årshjul hængende på opslagstavlen på mit kontor, og når jeg har besøg, for eksempel af en af præsterne, så ved jeg, at det vækker opmærksomhed. Jeg er sikker på, at det er med til at styrke troen på, at jeg har styr på tingene.