Cirkulære om tillidsrepræsentantordning

Vejledning om tillidsrepræsentantordninger i folkekirken

By-, Land- og Kirkeministeriet har, på baggrund af et bredt ønske om at synliggøre tillidsrepræsentanternes virke, udarbejdet en vejledning om tillidsrepræsentantordningerne for kirkefunktionærer i folkekirken, der skal bidrage til en forståelse af tillidsrepræsentanternes opgaver og betydning på arbejdspladserne.

Vejledningen er udarbejdet og udgives af Folkekirkens samarbejdsudvalg (FSU).

Vejledningen er tænkt som et supplement til de gældende regler, og skal anskues som et redskab til at understøtte en bred forståelse af tillidsrepræsentantordningerne indenfor de forskellige medarbejdergrupper blandt kirkefunktionærerne.

Formålet med en tillidsrepræsentant

Tillidsrepræsentantordningerne i folkekirken har til formål at fremme og bevare gode og rolige arbejdsforhold på kirkens arbejdspladser. Ordningen giver medarbejderne i de enkelte faggrupper mulighed for at vælge en tillidsrepræsentant.

Tillidsrepræsentantordningen skaber et forum, hvor spørgsmål om arbejdsvilkår kan drøftes tidligt og konstruktivt, så et godt samarbejde og et sundt arbejdsmiljø styrkes. Tillidsrepræsentanten fungerer som bindeled mellem medarbejdere og arbejdsgivere, og begge parter har et fælles ansvar for at arbejde for dette overordnede mål.

Tillidsrepræsentanten skal ses som en samarbejdspartner i den arbejdsmæssige relation mellem ledelse og medarbejdere. Samarbejdet handler om at forene faglig indsigt med medarbejdernes behov og menighedsrådets rammer, og om at sikre en respektfuld dialog, der tager højde for lokale forhold. På den måde kan tillidsrepræsentanten bidrage med brede perspektiver til et nuanceret billede i drøftelserne om arbejds- og ansættelsesforhold, og dermed styrke samarbejdet på arbejdspladsen.

By-, Land- og Kirkeministeriet, Landsforeningens af Menighedsråd samt de forhandlingsberettigede organisationer anbefaler, at medarbejdere benytter muligheden for at vælge en tillidsrepræsentant, og at menighedsrådene understøtter tillidsrepræsentanternes virke f.eks. ved at give ret til fravær fra tjenesten uden lønafkortning.

Valg af tillidsrepræsentant

Der vælges én tillidsrepræsentant pr. 30 ansatte inden for hvert stift i følgende personalegrupper:

• Kirketjenere

• Organister under henholdsvis Dansk Organist og Kantor Samfund, Organistforeningen og Dansk Kirkemusiker Forening

• Kordegne

• Kirke- og kulturmedarbejdere

• Kirkemusikere

For andre grupper af kirkefunktionærer gælder følgende:

• Gravere og visse kirkegårdsledere (FAKK) vælger én provstitillidsrepræsentant inden for hvert provsti

• Tillidsrepræsentanter for gravermedhjælpere vælges i henhold til de definerede geografiske områder, der fremgår af bilaget til cirkulære om en tillidsrepræsentantordning for gravermedhjælpere på landsbykirkegårde

• Tillidsrepræsentanter for provstisekretærer vælges i henhold til de definerede geografiske områder, der fremgår af cirkulære om en tillidsrepræsentantordning for provstisekretærer i folkekirken.

Valg af tillidsrepræsentant sker blandt faggruppernes overenskomstansatte, tjenestemandsansatte, cirkulæreansatte og tjenestemandslignende ansatte, og gælder for en periode på 2 år.

Valgbarhed forudsætter ansættelse på mindst ½ år i den nuværende stilling. Tidligere ansættelser inden for folkekirken kan, efter aftale mellem den forhandlingsberettigede organisation og stiftet/provstiet, medregnes.

Når tillidsrepræsentanten er nyvalgt, anmeldes valget overfor stiftet, der har mulighed for at fremsætte indsigelse, såfremt den valgte tillidsrepræsentant ikke lever op til betingelserne for valgbarhed. Ved genvalg af tillidsrepræsentanten, skal valget alene godkendes af den forhandlingsberettigede organisationen.

I visse tilfælde kan der vælges en suppleant for tillidsrepræsentanten. Suppleanten har samme rettigheder som tillidsrepræsentanten, når tillidsrepræsentanten er fraværende.

Tillidsrepræsentantens virke

Tillidsrepræsentanten er forpligtet til at gøre sit bedste for at fremme og vedligeholde gode og rolige forhold mellem:

• de ansatte i den pågældende faggruppe og arbejdsgivere

• de ansatte i den pågældende faggruppe og arbejdspladsens øvrige ansatte

• de ansatte i den pågældende faggruppe indbyrdes

Tillidsrepræsentanter får stillet IT-udstyr til rådighed af deres arbejdsgivere, hvis dette ikke allerede stilles til rådighed som del af ansættelsen. Tillidsrepræsentanten kan bl.a. anvende telefon, mail og virtuelle møder i varetagelsen af hvervet som tillidsrepræsentant. Der kan dog opstå situationer, hvor fysisk fremmøde ved en anden kirke er nødvendigt for tillidsrepræsentanten i forbindelse med menighedsrådsmøder, tjenstlige samtaler m.v.

Tillidsrepræsentanten kan på vegne af de ansatte gå i dialog med og fremlægge forslag over for arbejdsgiveren. Derudover kan tillidsrepræsentanten tage initiativ til – eller deltage i – forhandlinger med arbejdsgiveren om lokale forhold. Dette kan for eksempel omfatte lokale lønforhandlinger, drøftelser om stillingens størrelse og indhold, eller som bisidder ved tjenstlige samtaler.

Ydermere påser tillidsrepræsentanten, at bestemmelser om sikkerhedsmæssige foranstaltninger samt arbejdsmiljømæssige forhold overholdes, ligesom tillidsrepræsentanten kan gøre menighedsrådet opmærksom derpå.

Alle ansatte i de nævnte kirkefunktionærgrupper skal have lige mulighed for at påtage sig hvervet som tillidsrepræsentant, selvom arbejdsopgaverne og beskæftigelsesgraden er varierende og nogle kirkefunktionærgrupper varetager opgaver, der medfører en begrænset fleksibilitet.

Der opfordres til en løbende og gensidig dialog mellem menighedsråd og tillidsrepræsentant med henblik på at skabe en balance mellem tillidsrepræsentantens virke og stillingens indhold. Det er vigtigt, at der er en skærpet opmærksomhed herpå, og det kan f.eks. være i forhold til:

• Udarbejdelse af klare aftaler med den lokale arbejdsgiver om arbejdstid og opgaver

• Løbende drøftelse vedrørende planlægning og prioritering af opgaver

• Anerkendelse af vigtigheden af en god kommunikation mellem kollegaer og ledelse, så gennemsigtighed og forventningsafstemning sikres

Vilkår for varetagelse

Ministeriet og de faglige organisationer anbefaler og opfordrer til, at der lokalt aftales mulighed for, at tillidsrepræsentanten får ret til fravær fra tjenesten uden lønafkortning med henblik på at varetage erhvervet som tillidsrepræsentant. Fraværet anbefales at måtte omfatte et antal arbejdstimer svarende til tre ugers gennemsnitlig arbejdstid pr. år. For en fuldtidsstilling vil det svare til 111 timer årligt og for deltidsbeskæftigelse et dertil svarende forholdsmæssigt antal timer.

Hvis tillidsrepræsentanten har brug for yderligere tid til at varetage sit hverv, eller hvis der lokalt ikke kan indgås en aftale som beskrevet ovenfor, må der ske omlægning af tjenesten eller eventuelt tjenestebytning.

Den afsatte tid til at varetage hvervet som tillidsrepræsentant kan omhandle følgende opgaver jf. TR-cirkulærernes ordlyd:

• Fravær knyttet til konkrete TR-opgaver

• Møder med nyansatte

• Forhandlingsmøder

• Deltagelse i kongresser, delegeretmøder, hovedbestyrelsesmøder, bestyrelsesmøder, forretningsudvalg m.v.

Nyvalgte tillidsrepræsentanter, som ikke tidligere har gennemført TR-uddannelsen, har desuden ret til fem kursusdage, der skal afholdes indenfor tre år efter tillidsrepræsentanten første gang er blevet valgt til tillidsrepræsentant jf. TR-cirkulærernes ordlyd.

Det bemærkes, at fravær, der ikke er omfattet af punkterne oven for, medfører reduktion med 1/1924 af tillidsrepræsentantens gældende årsløn pr. fraværstime.

Den lokale kirkekasse i det sogn, hvor tillidsrepræsentanten er ansat, godtgør udgifterne til tillidsrepræsentantens nødvendige transport – dette gælder uanset tillidsrepræsentantens dækningsområde. Udgifterne til transport godtgøres i henhold til reglerne for tjenesterejser for tjenestemænd m.fl.

Aftaler om en tillidsrepræsentants fravær fra tjenesten uden lønafkortning dækkes af den lokale kirkekasse i det sogn, hvor tillidsrepræsentanten er ansat. De økonomiske omkostninger der er forbundet med en kirkefunktionær, der er tillidsrepræsentant (bl.a. i forbindelse med fravær fra tjenesten uden lønafkortning), kan dog være svær at rumme i et lokalt menighedsråds økonomi.

Med henblik på at sikre et økonomisk grundlag for de omkostninger, som det enkelte menighedsråd har i forbindelse med tillidsrepræsentantens virke, skal ministeriet opfordre provstierne til at dække menighedsrådets omkostninger, f.eks. ved at oprette en prioriteret post i den årlige budgetplanlægning. Den prioriterede post anvendes målrettet til omkostninger forbundet med tillidsrepræsentantordningen, og tager udgangspunkt i en velkendt praksis, hvor der kan afsættes øremærkede midler til dækning af seminarer, planlægning af Himmelske Dage mm.

Dette anbefales, da tillidsrepræsentanten udfører opgaver, der dækker et større geografisk område end det sogn, som vedkommende er ansat i, og alle menighedsråd i området (et eller flere provstier) drager derved nytte af tillidsrepræsentantordningen.

Cirkulæret træder i kraft den 1. april 2024.

Læs cirkulæret her

Læs vejledningen på FIN her
Her findes også en pamflet udgave