Medarbejderrepræsentantens rolle og rettigheder.

Vejledningen er udarbejdet af en arbejdsgruppe under Folkekirkens Samarbejdsudvalg. Arbejdsgruppen har bestået af repræsentanter fra Landsforeningen af Menighedsråd, 3F, Forbundet af Kirke- og Kirkegårdsansatte, Dansk Organist og Kantor Samfund, Organistforeningen samt Kirkeministeriet.

Formål med ordningen med medarbejderrepræsentant.
Med medarbejdernes mulighed for at vælge en repræsentant, som kan deltage i menighedsrådets møder med tale- og forslagsret, imødekommes medarbejderens behov for løbende at kunne følge menighedsrådets arbejde. Medarbejdere sikres dermed adgang til at drøfte væsentlige beslutninger for arbejdspladsen og kan samtidig bidrage med nyttig viden til grundlaget for menighedsrådets beslutninger.

Valg af medarbejderrepræsentant.
Medarbejderrepræsentanten vælges på det årlige medarbejdermøde af medarbejderne ved kirken.

Hvis der er fælles menighedsråd, vælges en medarbejderrepræsentant fra hver menighedskreds, som indgår i det fælles menighedsråd. En medarbejder, der er ansat ved to menighedsråd - f.eks. i de tilfælde, hvor flere menighedsråd sammen driver en fælles kirkegård - har valgret til medarbejdermødet ved begge menighedsråd og er ligeledes valgbar som medarbejderrepræsentant ved begge menighedsråd.

Alle, der er i et ansættelsesforhold ved kirken, kan vælges som medarbejderrepræsentant. Det betyder med andre ord, at man kan vælges, hvis man er er ansat i en fuldtidsstilling, i en tidsbegrænset stilling, en deltidsstilling, eller hvis man er sæsonansat.

Medarbejderrepræsentanten vælges for et år ad gangen.

Da valget finder sted på medarbejdermødet, bør det sikres, at det kun er medarbejderne, der deltager i den del af mødet, hvor valget foretages. Det er kontaktpersonen, der skal oplyse de øvrige medarbejdere om, hvem der er valgt til medarbejderrepræsentant.

Der vælges ikke en suppleant for medarbejderrepræsentanten, idet der i reglerne om medarbejdermøder en indsat en relativ let adgang til at afholde ekstraordinært medarbejdermøde.

Hvis medarbejderen forlader arbejdspladsen, har orlov el.
Hvis medarbejderrepræsentanten forlader sin stilling under sin funktionsperiode, kan der indkaldes til ekstraordinært medarbejdermøde.

Den valgte medarbejderrepræsentant kan også undervejs i funktionsperioden være fraværende i længere tid f.eks. grundet ophør af sæsonansættelse, barsel, længevarende sygdom m.v. Der er intet til hinder for, at medarbejderrepræsentanten fortsætter med at varetage sit hverv, men det kan også være et ønske fra den pågældende at udtræde af hvervet, hvorefter reglerne om afholdelse af ekstraordinært møde kan anvendes.

Deltagelse i møder.
Medarbejderrepræsentanten har ret, men ikke pligt, til at deltage i rådets møder. Retten til at deltage i møderne indebærer også en ret til at deltage i behandlingen af lukkede punkter og møder om ansættelse af præst.

Medarbejderrepræsentanten har ret til at få mødeindkaldelse og dagsorden samt adgang til materiale til brug for behandling af punkter på dagsordenen. Dette gælder også for de punkter, der behandles for lukkede døre. Medarbejderrepræsentanten har ikke stemmeret ved menighedsrådsmøderne, men har taleret og ret til at stille forslag. Medarbejderrepræsentanten har på samme måde som September 2021 menighedsrådsmedlemmer ret til at se indholdet af beslutningsprotokollen og sendes der referat fra mødet, skal dette også sendes til medarbejderrepræsentanten.

Medarbejderrepræsentanten kan ikke vælges til de poster, som efter loven skal besættes med menighedsrådsmedlemmer, som f.eks. formand, næstformand, kontaktperson. Medarbejderrepræsentanten kan heller ikke vælges til de udvalg, hvor det er fastlagt i reglerne, at medlemmerne skal vælges blandt menighedsrådsmedlemmer. Derimod kan medarbejderrepræsentanten på lige fod med andre vælges til de særlige udvalg, som menighedsrådet nedsætter.

Medarbejderrepræsentanten har mulighed for at rådføre sig med øvrige medarbejdere ved kirken om drøftelserne på menighedsrådsmøderne. Dette gælder dog ikke for de punkter, der behandles for lukkede døre. Drøftelser med de øvrige medarbejdere skal desuden ske med hensyn til de begrænsninger, som tavshedspligten sætter.

Lukkede punkter/lukkede døre.
Medarbejderrepræsentanten deltager på lige fod med menighedsrådsmedlemmerne i behandlingen af punkter, som behandles for lukkede døre. Medarbejderrepræsentanten har ligesom menighedsrådsmedlemmerne ret til at se beslutningsprotokollen for de lukkede punkter.

Oversigt over hvornår medarbejderrepræsentanten må deltage i behandlingen af punkter:

	Deltage	Udtale sig	Se materiale	Se referat
Almindelige menighedsrådsmøder	JA	JA	JA	JA
Lukkede punkter	JA	JA	JA	JA
Møder om præsteansættelse	JA	JA	JA	JA
Sager om andre kirkefunktionærer (Særlig inhabilitet)	NEJ	(JA) forinden mødet forlades	JA	JA
Sager, hvor medarbejderrepræsentanten er personligt inhabil	NEJ	NEJ	NEJ	JA

Tavshedspligt.
Folkekirken er en offentlig arbejdsplads, og en ansat har derfor allerede i kraft af sit ansættelsesforhold tavshedspligt efter reglerne i forvaltningsloven om fortrolige forhold. Dette gælder også, når man er valgt som medarbejderrepræsentant.

Medarbejderrepræsentanten må ikke referere om viden, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Det kan f.eks. være personalesager eller sager, som indeholder oplysninger om medlemmer af menigheden. Det, at et punkt behandles som et lukket punkt, betyder ikke i sig selv, at indholdet at drøftelserne er fortrolige og dermed undergivet tavshedspligt.

Hvad skal medarbejderrepræsentanten ikke.
Medarbejderrepræsentanten er ikke medlem at menighedsrådet og skal ikke underskrive menighedsrådsløftet.

Medarbejderrepræsentanten er ikke menighedsrådsmedlem og er dermed ikke ansvarlig for menighedsrådets beslutninger og skal ikke underskrive beslutningsprotokollen.

Medarbejderrepræsentanten er ikke tillidsrepræsentant for de øvrige medarbejdere. Derfor er det ikke medarbejderrepræsentantens pligt at fortælle de øvrige medarbejdere om menighedsrådets beslutninger. Medarbejderrepræsentanten skal/bør heller ikke fungere som bisidder for de øvrige medarbejdere, når de er part i en sag med menighedsrådet.

Er deltagelse i menighedsrådsmøder arbejdstid?
Gartneriarbejdere og gartnere på bykirkegårde samt gravermedhjælpere på landsbykirkegårde har en overenskomstmæssig ret til normal timeløn eller afspadsering time for time for at deltage, når menighedsrådsmødet ligger uden for normal arbejdstid.

For de øvrige medarbejdere, som gravere og kirkegårdsledere, er der ikke en tilsvarende aftale, men menighedsrådet kan som arbejdsgiver beslutte, om deltagelse i møderne skal betragtes som arbejdstid.

Læs hele vejledningen her

Henvisning til lovgivning:
Lov om menighedsråd: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2013/771
Bekendtgørelse om medarbejdermøder i folkekirken og om valg af medarbejderrepræsentant i menighedsrådene: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2014/1080
Forvaltningsloven: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2014/433